AI-adoptie in de eerste 100 dagen: wat een investeerder moet vragen.

Een AI-toepassing kan op dag één werken en op dag honderd nog niets hebben opgeleverd. De technologie doet wat ze moet doen, terwijl de mensen voor wie ze gebouwd is blijven werken zoals ze deden. Voor een investeerder weegt dat gat zwaarder dan het model: de waardecase gaat ervan uit dat het werk verandert.

De vuistregel van McKinsey is dat elk bedrag dat naar het bouwen van een digitale oplossing gaat, minstens hetzelfde bedrag vraagt voor procesverandering, training en verandermanagement. Deze vijf vragen toetsen of die tweede helft in het plan staat.

1. Wie is er vrijgemaakt om eraan te werken?

Engineeringcapaciteit kun je erbij halen. Kennis van hoe het werk echt gaat niet. Een initiatief zonder tijd van de mensen die het werk doen, wordt een zijproject, en zijprojecten stuiten op weerstand zodra ze zich aandienen als de nieuwe manier van werken. Vraag hoeveel uur per week het bedrijf heeft toegezegd, en wie hun dagelijkse werk intussen opvangt.

2. Wordt de toepassing naast het proces gebouwd, of erbovenop?

AI toevoegen aan een proces dat zonder AI is ontworpen, verandert vaak weinig. Een klein team dat één stap opnieuw opbouwt, naast het bestaande proces, kan sneller gaan. Het moeilijke deel komt daarna: wat dat team leerde, terugbrengen in de organisatie. Vraag hoe die terugweg is gepland, voordat de pilot begint.

3. Hoe wordt het gebruik gemeten, elke week?

Aantallen licenties en tevredenheidsscores zeggen weinig. Drie metingen zeggen meer: hoeveel van de beoogde gebruikers er elke week mee werken, welk deel van het proces erdoorheen loopt, en wie afhaakt en waarom. Vraag ze wekelijks te zien, niet pas aan het eind.

4. Wat beslist of het volgende team volgt?

Opschalen hoort bewijs te volgen, niet de kalender. Spreek in de eerste twee weken een drempel voor gebruik af. Haalt het gebruik die, dan volgt het volgende team. Haalt het die niet, dan zijn de redenen de waardevolste uitkomst van de pilot.

5. Hoe ziet de eerste ervaring eruit?

Teams geven een nieuwe tool meestal één echte kans. Een eerste versie die in het dagelijkse werk tegenvalt, is lastig opnieuw te introduceren, hoe goed de volgende ook is. Vraag wanneer de toepassing de gebruikers bereikt, en wat er waar moet zijn voordat dat gebeurt.

Op dag 100.

Een bruikbare beoordeling gaat over resultaten tegenover de nulmeting, het gebruik per team en wat niet werkte. Dat laatste wordt het vaakst weggelaten, en juist daar leert een investeerder het meest van.